11. August 2015

Warum sollten Rechnungen elektronisch signiert werden?

Ein großer europäischer Mautdienstleister hat sich für die elektronische Signatur entschieden, um elektronische Rechnungen nach höchsten technischen Standards zu versenden. Das Unternehmen ermöglicht seinen internationalen Kunden so, die in vielen Ländern vorgeschriebene Signaturpflicht für elektronisch erstellte und archivierte Rechnungen zu erfüllen. Andererseits können die internen Prozesse durch den Einsatz einer serverbasierten Signaturlösung vollständig automatisiert werden. Die elektronische Rechnungserstellung spart Zeit, Papier, Druck- und Portokosten und entspricht den Anforderungen des UStG § 14 durch Gewährleistung der Echtheit sowie Unversehrtheit des Inhaltes.

Sämtliche Kundenrechnungen werden von der internen Buchhaltungssoftware auf dem Unternehmensserver gespeichert und dort ohne manuellen Arbeitsaufwand qualifiziert signiert. Die Signatursoftware greift hierfür auf das am PCI-zertifizierten Server angeschlossene Kartenlesegerät inklusive Multi-Signaturkarte zu. Die PIN-Eingabe ist nur im Falle eines Serverneustarts erforderlich. Anschließend werden die Rechnungen vollautomatisiert im CRM abgelegt und stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen bei der Wahl einer Signaturlösung?

Unternehmen können per Arbeitsplatz- oder Terminal Server-Lösung entweder jede Rechnung einzeln oder einen ganzen Rechnungsstapel mit einmaliger PIN-Eingabe zu signieren. Üblich sind hierbei Stapelgrößen von 25 bis 1.000 Dokumenten. Für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet dies, die PIN lediglich einmal am Tag, am Ende eines Abrechnungsablaufes, einzugeben.

Bei einer sehr hohen Rechnungsanzahl kommen Serverlösungen zum Einsatz: Die Software läuft zentral auf einem Server, an den ein Kartenlesegerät angeschlossen ist. Über Standardschnittstellen lässt sich die Signaturlösung an das hauseigene Rechnungssystem und in die Kundendatenbank implementieren. Rechnungen können so automatisiert erstellt, direkt signiert und anschließend im System gespeichert werden. Durch den Wegfall der manuellen PIN-Eingabe sowie dem händischen Ablegen der Dateien werden Zeit gespart und Fehler vermieden.

Das Signaturgesetz in Deutschland wurde zwar gelockert, viele Unternehmen nutzen die elektronische Signatur jedoch trotzdem, um die vorgeschriebene Unveränderbarkeit von Buchungsbelegen zu erfüllen. Zudem ist in einigen Ländern die elektronische Signatur für Buchungsbelege weiterhin Pflicht. International tätige Unternehmen ermöglichen Ihren Kunden somit, die jeweils vorgeschriebenen Rechnungsvorgaben zu erfüllen.

Zum Einlesen:

Umsatzsteuergesetz (UStG) - § 14 Ausstellung von Rechnungen

(1) […] Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

(2) […]

(3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch

1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder

2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html

Interview mit Peter Selmayr, Geschäftsführer tolltickets GmbH: https://www.openlimit.com/assets/files/anwenderberichte/OpenLimit_Success-Story_DPS-SignatureService_tolltickets.pdf

Autor: Vanessa Schmidt, OpenLimit

Quelle: DsiN-Blog

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