21. Juli 2014

Digitaler Rechnungsempfang: Was Empfänger wissen müssen

  • BIT - 21. Juli 2014

Immer mehr Unternehmen versenden ihre Rechnungen digital als PDF-Dateien und sparen so Verwaltungsaufwand, Papier und Platz. Doch auch für Empfänger bieten elektronische Rechnungen einige Vorteile. Openlimit Signcubes hat die wichtigsten Fakten über den PDF-Rechnungsempfang zusammengestellt.

1. Welche Vorteile bietet die digitale Rechnung im Vergleich zu einer Papierrechnung?

  • Beschleunigung zeitintensiver Arbeitsschritte bei Rechnungseingang, Weiterleitung und Bearbeitung.
  • Vereinfachung der Rechnungsprüfung.
  • Komfortableres Bezahlen über Online-Banking durch Kopieren und Einfügen der benötigten Informationen sowie Vermeidung von Tippfehlern.
  • Platzsparende Archivierung auf digitalen Speichermedien und Erleichterung des Wiederauffindens.
  • Aktiver Beitrag zum Umweltschutz durch Reduzierung des Papierverbrauchs und Vermeidung von Transportemissionen.
  • Es fallen für den Empfänger keine zusätzlichen Kosten an.

2. Warum werden PDF-Rechnungen digital signiert?

  • Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Integrität und Authentizität eines Beleges gewährleistet sein muss.
  • Eine digitale Signatur bestätigt die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts als Voraussetzungen der umsatzsteuerlichen Anerkennung von elektronischen Rechnungen.
  • Durch das Signieren von PDF-Rechnungen können also mit sehr wenig Aufwand alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
  • Digital signierte Rechnungen garantieren dem Empfänger eine gerichtsfeste steuerliche Prüfbarkeit und sparen so eine kostenintensive Verfahrensdokumentation/prüfungspflichtige Prozesskosten.

3. Wie kann die Echtheit der Signatur überprüft werden?

4. Wie können Unternehmen digitale Rechnungen archivieren?

  • Die Archivierung von PDF-Rechnungen muss digital erfolgen, ein Ausdrucken und Ablegen in Papierarchiven wird bei Betriebsprüfungen nicht anerkannt.

5. Wie lange müssen PDF-Rechnungen archiviert werden?

  • Eine digitale Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur ist einer Papierrechnung gleichgestellt und muss wie diese zehn Jahre lang archiviert werden

Quelle: http://www.bit-news.de/bitnews/aktuelles/default.asp?bitAkt_item=32709&i_item=32709&bitAkt_step=5&bitAkt_start=1

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