21. Juli 2014

Digitaler Rechnungsempfang: Tipps rund um elektronische Rechnungen

Immer mehr Unternehmen versenden ihre Rechnungen digital als PDF-Dateien und sparen so viel Verwaltungsaufwand, Papier und Platz. Doch auch für den Empfänger bieten elektronische Rechnungen einige Vorteile. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Fakten über den PDF-Rechnungsempfang im Überblick.

1. Welche Vorteile bietet mir die digitale Rechnung im Vergleich zu einer Papierrechnung?

  • Beschleunigung zeitintensiver Arbeitsschritte bei Rechnungseingang, Weiterleitung & Bearbeitung.
  • Vereinfachung der Rechnungsprüfung.
  • Komfortableres Bezahlen über Online-Banking durch Kopieren & Einfügen der benötigten Informationen sowie Vermeidung von Tippfehlern.
  • Platzsparende Archivierung auf digitalen Speichermedien & Erleichterung des Wiederauffindens.
  • Aktiver Beitrag zum Umweltschutz durch Reduzierung des Papierverbrauchs & Vermeidung von Transportemissionen.
  • Es fallen für den Empfänger keine zusätzlichen Kosten an.

2. Warum werden PDF-Rechnungen digital signiert?

  • Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Integrität & Authentizität eines Beleges gewährleistet sein muss.
  • Eine digitale Signatur bestätigt die Echtheit der Herkunft & Unversehrtheit des Inhalts als Voraussetzungen der umsatzsteuerlichen Anerkennung von elektronischen Rechnungen.
  • Durch das Signieren von PDF-Rechnungen können also mit sehr wenig Aufwand alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
  • Digital signierte Rechnungen garantieren dem Empfänger eine gerichtsfeste steuerliche Prüfbarkeit & sparen so eine kostenintensive Verfahrensdokumentation/prüfungspflichtige Prozesskosten.

3. Wie kann ich die Echtheit der Signatur überprüfen?

  • Zum Öffnen & Verifizieren der Rechnung können Sie das kostenlose Programm OpenLimit Reader nutzen.
  • Die Möglichkeit einer erneuten Verifizierung ist nach Installation des kostenlosen Programms jederzeit für Sie sichergestellt.

4. Wie kann ich digitale Rechnungen archivieren?

  • Die Archivierung von PDF-Rechnungen muss digital erfolgen, ein Ausdrucken & Ablegen in Papierarchiven wird bei Betriebsprüfungen nicht anerkannt.

5. Wie lange müssen PDF-Rechnungen archiviert werden?

  • Eine digitale Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur ist einer Papierrechnung gleichgestellt & muss wie diese 10 Jahre lang archiviert werden

Quelle: http://www.beschaffung-aktuell.de/home/-/article/33568332/39657576?returnToFullPageURL=back

Digitaler Rechnungsempfang: Tipps rund um elektronische Rechnungen

Kontakt

 OpenLimit
 
<script>