06. Oktober 2014

itsc-Kunden archivieren E-Mails unkompliziert und rechtskonform mit der gemeinsamen Lösung von OpenLimit, InovoO und itsc

Berlin, 6. Oktober 2014. Mit der Integration der OpenLimit Signatursoftware in NOVO Mail von InovoO bietet die itsc GmbH allen gesetzlichen Krankenkassen eine rechtskonforme E-Mail-Archivierungslösung „On-Demand“.

Der Leitfaden des Bundesversicherungsamtes (BVA) zur Langzeitspeicherung elektronischer Daten beschreibt die Anforderungen an eine elektronische Archivierung. Vor diesem Hintergrund haben OpenLimit und InovoO ihre Technologien gebündelt und gemeinsam mit itsc eine integrierte Lösung zur rechtskonformen E-Mail-Archivierung für Krankenkassen entwickelt. Diese verfügt über eine direkte Anbindung an das Kernsystem iskv_21c. Für Kassen ein nicht unerheblicher Vorteil – denn so ist eine Weiterverarbeitung oder auch der Zugriff auf bereits archivierte Mails direkt und ohne Medienbrüche möglich.

Modulare Lösung durch moderne Client-Server-Architektur

Basis der Lösung ist eine moderne Client-Server-Architektur: Dazu wurden die bestehenden Sachbearbeiter-Arbeitsplätze um ein Outlook-Plug-In erweitert.

Mit diesem können per Knopfdruck E-Mails

  • klassifiziert,
  • auf relevante Inhalte wie bspw. Kunden- oder Versicherungsnummer durchsucht und diese Informationen extrahiert,
  • auf nicht zusammenhängende und im Dokument verteilte Informationen durchsucht, diese sicher erkannt,
  • inkl. der Anhänge in das Archivformat PDF/A konvertiert und
  • qualifiziert elektronisch signiert
  • an das Archivsystem übergeben werden.

Die extrahierten Daten können genutzt werden, um direkt aus Outlook heraus Informationen zur Aufgabenerstellung und -steuerung an iskv_21c zu übergeben sowie Kontakthistorieneinträge zu generieren. Die benötigten Server-basierten Funktionen werden per Webservice aufgerufen.

Ergänzend zum individuellen Aufruf aus Outlook stehen alle Funktionen optional auch im Batch zur Verfügung, sodass sich die Lösung ebenfalls zur „Dunkelverarbeitung“ eignet. E-Mails aus persönlichen und zentralen Mailboxen können automatisch und zuverlässig in die Unternehmensarchivierung integriert werden. Für die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aufbewahrungsform kommt die integrierte Lösung  von OpenLimit und InovoO zum Einsatz.

Rechtsichere Nachvollziehbarkeit

Mit dieser gemeinschaftlichen Lösung kann die Beweiskraft in Form der Integrität und Authentizität  aller archivierten Daten sichergestellt werden. Im Bedarfsfall können alle archivierten Inhalte zu einem beliebigen Zeitpunkt vor Gericht entsprechend den Anforderungen des BVA dargelegt werden.

„Unsere bestehende Infrastruktur konnte flexibel um diese integrierte Lösung erweitert werden. Damit können wir unseren Kunden eine einfach zu nutzende, leistungsfähige und modular aufgebaute rechtskonforme Archivierungslösung On-Demand anbieten.“ Carsten Dominik, Produktmanager, itsc

 „Die Einbindung unserer Technologien zur sicheren Identifikation/Authentisierung sowie Kommunikation in InovoOs leistungsstarke Lösung zur E-Mail Archivierung gewährleistet den angeschlossenen Krankenkassen eine rechtskonforme und beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung“, ergänzt OpenLimit Chief Commercial Officer Maik Pogoda. „NOVO Mail und die Sicherheitstechnologien der OpenLimit ergänzen sich optimal.“

„Die integrierte Lösung von OpenLimit und InovoO erzeugt Vorteile im gesamten E-Mail sowie Input Management“, erklärt Thomas Schneider, CEO der InovoO. „Damit bieten wir eine innovative und flexibel integrierbare Lösung für den Auf- und Ausbau rechtssicherer, digitaler Kundenarchive“.

Wirtschaftliche Vorteile

  • Senkung des Administrationsaufwands
  • Aufwändige Scan-Prozesse entfallen
  • Einsparung von Personal- / Arbeitszeitressourcen
  • Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch schnellen und komfortablen Zugriff auf einen vollständigen E-Mail-Bestand

Technische Vorteile

  • Entlastung der E-Mail-Server
  • Entlastung der IT-Abteilung, da die Wiederherstellung verlorener E-Mails durch Endanwender selbst erfolgen kann
  • Reduzierung der Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail-Server
  • Automatischer Stammdatenabgleich mittels OCR-Funktion

Rechtliche Vorteile

  • Vollständige, revisionssichere und jederzeit verfügbare Archivierung
  • Nutzung als Beweismittel bei gerichtlichen Auseinandersetzungen möglich
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  • Schutz vor Datenverlust

Vorteile für den Anwender

  • Einfache Bedienung (one-button-solution)
  • Manuelle Einzel- / oder automatische Dunkelverarbeitung
  • Direkte Weiterbearbeitung unter iskv_21c
  • Unkomplizierter Zugriff auf Bestandsdaten
  • Suche über Wildcards

 

Über OpenLimit SignCubes
Die OpenLimit SignCubes AG (www.openlimit.com) wurde im Jahr 2002 gegründet und ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der börsennotierten OpenLimit Holding AG. Die Gesellschaft hat ihren Sitz in Baar, Schweiz und eine Tochtergesellschaft in Berlin, Deutschland. Die Unternehmensgruppe beschäftigt mehr als 60 hochqualifizierte Mitarbeiter.

OpenLimit steht für den sicheren elektronischen Handschlag. Wir ermöglichen mit unseren Technologien, dass Menschen und Maschinen weltweit ohne Einschränkungen sicher, nachweisbar und identifizierbar kommunizieren können. Wir entwickeln Basistechnologien und Produkte in den folgenden Bereichen: rechtssichere Signaturverfahren, digitale Langzeitarchivierung, sichere Datenübertragung und digitale Identitäten. Unsere Lösungen sind integraler Bestandteil von Produkten der führenden Hersteller von IT-Anwendungen und erreichen Unternehmen, Behörden, Institutionen sowie private Haushalte. Um unsere Mission eines sicheren elektronischen Handschlages zu verwirklichen, gehen wir gezielte strategische Entwicklungs- und Vertriebspartnerschaften ein.

Über itsc
Die itsc-Gruppe (www.itsc.de) bietet gesetzlichen Krankenversicherern und anderen Unternehmen des deutschen Gesundheitsmarktes leistungsstarke Dienstleistungen und IT-Lösungen aus einer Hand. Vom reinen Rechenzentrumsbetrieb unter ISKV/iskv_21c über die Realisierung von WTS-Arbeitsplätzen bis hin zur zuverlässigen Bearbeitung von Insolvenzfällen.

Über InovoO
InovoO (www.inovoo.com) bietet leistungsfähige, plattformunabhängige state-of-the-art-Lösungen und Dienstleistungen für die Optimierung und Automatisierung des Input Managements für Brief, Fax, E-Mail und Mobiler Kommunikation. Das Portfolio bedient alle gängigen Eingangskanäle und vereint Technologien führender Softwarehersteller sowie die eigenen Produkte der NOVO Produktfamilie in sich. Zu den Kernfunktionen der NOVO Produktfamilie zählen unter anderem die Service Orientierte Architektur für Klassifizierung/Kategorisierung, die Indizierung und die rechtssichere und regelkonforme Archivierung/Hinterlegung von eingehenden Dokumenten jeder Art. Die Lösungen sind skalierbar und garantieren einen schnellen Return on Investment. Unterstützt durch unsere stark ausgeprägten Softskills und unser umfassendes Branchen Knowhow gehen wir mit unseren Kunden partnerschaftlich Hand in Hand. So leben wir unsere Firmenphilosophie Tag für Tag - WE CREATE HUMAN IT.

 

Kontakt
OpenLimit SignCubes AG
Vanessa Schmidt, Corporate Communications
+49 30 400 35 10 98
vanessa.schmidt@openlimit.com

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