Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung

Auch digitale Dokumente könen altern
Die elektronische Akte, die einfach, sicher und beständig in einem elektronischen Archiv abgelegt werden kann, gilt als zukünftige Antwort auf die explosionsartige Zunahme weltweiter Aktenberge. Insbesondere rechtlich relevante Dokumente müssen jedoch über Jahrzehnte oder sogar länger aufbewahrt werden. Dem entgegen steht das „digitale Vergessen“: Dokumente auf digitalen Datenträgern können schon nach kurzer Zeit nicht mehr lesbar sein. Gründe dafür sind neben der begrenzten Haltbarkeit von Speichermedien die rasante Weiterentwicklung von Medien, Betriebssystemen und Programmen. Und das schnelle Altern gilt auch für die Rechtssicherheit elektronischer Signaturen.

Archivdaten müssen lesbar, wiederauffindbar und rechtssicher bleiben
Ein verlässliches Archivsystem spielt in der IT-Landschaft von Unternehmen und Behörden eine zentrale Rolle. Daten müssen langfristig sicher, aber schnell wieder auffindbar abgelegt werden – insbesondere, wenn sie zuvor elektronisch unterzeichnet wurden. Dabei reicht es keinesfalls aus, Originaldaten einfach zu kopieren. Sie müssen einschließlich aller relevanten Informationen, den sogenannten Meta-Daten, in Datenbanken oder Kataloge eingetragen werden. Bei signierten Dokumenten muss zudem die elektronische Unterschrift regelmäßig auf ihre rechtliche Gültigkeit überprüft und gegebenfalls durch eine auf neuen Algorithmen basierende Signatur aktualisiert werden.

Langfristige rechtssichere Aufbewahrung durch elektronische Signaturen
Mit Fujitsu SecDocs powered by OpenLimit können Dokumente einschließlich aller Metadaten und elektronischer Signatur rechtssicher auf beliebigen, für die Langzeitarchivierung geeigneten Medien gespeichert, gelesen oder bei Bedarf wieder gelöscht werden. Anwender arbeiten mit einem einfach zu bedienenden Webservice, der auf einer innovativen Middleware basiert. Unsere Lösung entkoppelt die Archivierungskomponente vom Fachverfahren und den Storage-Systemen. Die Middleware selbst bereitet die übergebenen Dokumente für die sichere Langzeitarchivierung vor.

Nachsignieren archivierter Daten leicht gemacht
Mit Fujitsu SecDocs können Daten sicher, schnell, einfach und günstig nachsigniert werden – völlig unabhängig von bestehenden IT-Infrastrukturen, Datenformaten, Speichermedien oder anderen Faktoren. SignOver ist skalierbar, arbeitet automatisiert und verwendet qualifizierte Zeitstempel der neuesten Generation, um Daten immer entsprechend der aktuellen gesetzlichen Anforderungen elektronisch zu unterzeichnen. So können selbst Aufbewahrungszeiten von mehr als 30 Jahren ohne weiteres Zutun rechtskonform abgebildet werden. Zudem werden die Daten mit OpenLimit vor ungewollten Änderungen oder sonstigen Manipulationen geschützt.

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