Digitaler Posteingang

Papierarchive kosten Platz, Zeit und Geld
Viele Unternehmen, Institutionen und Verwaltungseinrichtungen lagern große Dokumentenmengen in Papierarchiven, um sie für etwaige spätere Beweisfälle vorzuhalten. In gerichtlichen Streitfällen kann dann auf das jeweilige Papier-Original zurückgegriffen werden. Derartige „Dokumenten-Lager“ verursachen jedoch hohe Kosten im Unterhalt – und verhindern durchgängige und damit zeitoptimierte Arbeitsprozesse beim Handling der Dokumente.

Elektronisch signiert archivieren
Zum Abbau der papierbasierten Archive ist die Digitalisierung von Dokumenten – etwa beim Posteingang – und anschließende Archivierung in einem elektronischen Archiv bereits heute ein gängiges Verfahren. Bei der Digitalisierung der papiergebundenen Dokumente muss jedoch die Übereinstimmung des elektronischen Abbildes mit dem Original nachgewiesen werden, um dessen juristischen Beweiswert zu erhalten. Zu diesem Zweck dokumentiert der Mitarbeiter am Scan-Arbeitsplatz die Übereinstimmung durch das Aufbringen einer elektronischen Signatur.

Signaturerzeugung direkt im Scanprozess
Über Standard-Schnittstellen werden die Signaturfunktionalitäten von OpenLimit einfach und schnell in den Scanprozess eingebunden. So wird selbst bei Massenbelegverfahren die Erzeugung personengebundener Signaturen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet. Durch unsere Massensignaturverfahren können Sie eine Vielzahl von gescannten Dokumenten in einem Arbeitsgang rechtskonform signieren. So können noch während des Signaturvorganges parallel weitere papierbasierte Dokumente gescannt werden.

Digitalisieren, Verifizieren und rechtssicher dokumentieren
Die Leistungsfähigkeit der Lösung von OpenLimit zeigt sich auch in der freien Formatwahl beim Digitalisieren. Alle relevanten Bildformate und das zukunftssichere PDF/A-Format werden unterstützt. Und was noch wichtiger ist: Vor der Übergabe der elektronisch signierten Dokumente an das Archiv schließt sich eine automatisierte Verifikation inklusive der Erzeugung umfangreicher Prüfdokumentationen an. Damit wird die kostspielige Langzeitarchivierung von Originaldokumenten in Papierform endgültig überflüssig.

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